Le projet parfait

Le logiciel OM chez la Fondation des paraplégiques suisses

 

Avec 1 millions d’affiliés, 1,6 millions de donateurs et 80 millions de dons encaissés en francs suisses, la FPS est considérée comme l’un des plus gros organismes à but non lucratif de Suisse. La FPS cherchait à réagir aux nouvelles exigences de la gestion des personnes et des affiliés avec un nouveau logiciel.

• La saisie et la gestion des données doivent être gérées de la façon la plus automatisée possible.
• Le client doit recevoir une réponse personnalisée et rapide après chaque activité.

• La FPS ne souhaite pas embaucher malgré l’expansion continue des affiliés.

« La gestion des affiliés s'opère grâce à une solution exceptionnelle à un coût accessible. Les exigences en terme de fonctionnalités ont été atteintes, voire dépassées ».
Erika Schüpbach – Responsable du projet chez FPS

Exécution

La FPS a pu gérer ses affiliés et ses dons grâce au logiciel OM dans les dix mois suivant l'analyse préalable des besoins. L'opération s'est basée sur un document de 350 pages détaillant le concept organisationnel.

 

• Lors de la migration complexe des données, quelques 230 millions de données (personnes, adhésions, paiements, contacts, etc.) ont pu être intégrées.
• Grâce à la nouvelle gestion des processus commerciaux proposée par le logiciel OM, un peu plus d’une centaine de processus décrits (dont certains étaient composés de jusqu’à 53 étapes individuelles), ont pu être réduits à seulement 3 flux de travail de saisie délicats.
• La gestion de la correspondance a été étoffée avec 80 courriers-types déclinés dans 3 langues. Les flux de travail permettent de créer en temps réel des adhésions, des paiements et des documents selon le type de situation (déclenchement par le système ou manuel).
• Le système de gestion des sorties intégré trie les documents selon les destinataires pour créer des envois groupés, commande l’imprimante et la mise sous enveloppe. La correspondance quotidienne (plusieurs milliers d’envois potentiels par jour) est créée et envoyé en interne par FPS.
• Les paiements manuels peuvent être traités de façon semi-automatique via une interface EGA. Le système suggère les transactions possibles grâce à un système ingénieux de règles. Les constellations inconsistantes de données ou les processus exécutés partiellement sont repérés automatiquement ou affichés directement à l’écran grâce à des systèmes de contrôle de qualité prévus à cet effet.
• Un large système de campagne sert à réaliser des envois de grande  ampleur (encaissements, actions publicitaires). Les évaluations peuvent être réalisées grâce aux fonctionnalités du logiciel OM (tableaux de bord, affichage des données ou les cubes OLAP).

 

Des tests exhaustifs (plus de 6 000 situations testées) ont permis de garantir une exploitation sans incidents. La FPS part du principe qu’il sera possible de réduire les frais de personnel de 10% à moyen terme.