Das perfekte Projekt

OM bei der Schweizer Paraplegiker-Stiftung

Die SPS gilt mit rund 1 Mio. Gönnerschaften, ca. 1,6 Mio. Spendern und 80 Mio. CHF Spendeneinnahmen zu den grössten Nonprofit-Organisationen der Schweiz. Mit einer neuen Software wollte die SPS auf die veränderten Anforderungen des Personen-Managements und der Gönnerschaftsverwaltung reagieren.

• Die Datenerfassung und -Bearbeitung soll möglichst automatisiert abgewickelt werden.
• Der Kunde soll auf jede Aktivität eine schnelle und individuell zugeschnittene Antwort erhalten.

• Trotz ausgebauter Gönnerverwaltung will die SPS keine zusätzlichen Mitarbeiter einstellen.

«Die Gönner­administration hat zu einem fairen Preis ein tolle Lösung erhalten. Die Anforderungen an die Funktionalitäten wurden erfüllt, in gewissen Bereichen sogar übertroffen.»
Erika Schüpbach – Projektleiterin der SPS

Umsetzung

Auf der Basis eines bereits vorgängig ausgearbeiteten, 350-seitigen Organisations-Konzeptes konnte die SPS innerhalb von nur zehn Monaten nach Abschluss der Voranalyse mit OM den Betrieb in der Gönner- und Spenden-Verwaltung aufnehmen.

• Bei der komplexen Datenübernahme wurden rund 230 Mio. Datensätze (Personen, Mitgliedschaften, Zahlungen, Kontakt- Einträge usw.) übernommen.
• Mit dem neuen Business-Prozess-Management von OM liessen sich die über 100 beschriebenen Prozesse, mit bis 53 Einzelschritten, in der Datenerfassung auf nur drei case-sensitive Erfassungs-Workflows reduzieren.
• Das Korrespondenz-Management wurde auf 80 Standardbriefe in drei Sprachen ausgebaut. Über die Workflows (Auslösung durch System oder manuell) werden je nach Geschäftsfall Mitgliedschaften, Zahlungen und Dokumente in Echtzeit erstellt.
• Das integrierte Output-Management sortiert die Dokumente pro Empfänger zu Sendungen zusammen und steuert Drucker und Kuvertiermaschine. Die Tageskorrespondenz (mehrere Tausend Sendungen pro Tag sind möglich) wird SPS-intern erstellt und versandt.
• Manuelle Zahlungen können über EGA-Schnittstelle halbautomatisch verarbeitet werden. Das System schlägt über ein ausgeklügeltes Regelwerk die möglichen Transaktionen vor.
Über eingerichtete Qualitätschecks werden inkonsistente Datenkonstellationen oder unvollständig abgewickelte Prozesse automatisch ermittelt und direkt am Bildschirm angezeigt.
• Für die Durchführung von Massen-Sendungen (Inkasso, Werbeaktionen) ist ein weitreichendes Kampagnensystem im Einsatz.
Auswertungen können über OM-Funktionen (Dashboards, Daten-Views oder OLAP-Cubes) getätigt werden.

Aufgrund weitreichender Tests (über 6000 Testfälle), konnte der Betrieb ohne Zwischenfälle aufgenommen werden. Die SPS geht davon aus, dass die benötigten Personal-Ressourcen mittelfristig um 10% gesenkt werden können.